Agences : gérer les adresses email de 50 domaines clients depuis un seul compte

Une agence web qui livre un site livre presque toujours un email avec : un contact@ qui doit arriver quelque part, un devis@, parfois un formulaire qui envoie en no-reply@. Sur un client, c'est un détail réglé en dix minutes chez le registrar. Sur trente, c'est un patchwork : des redirections OVH posées à la main et jamais documentées, deux clients sur Google Workspace facturé par boîte, un troisième dont le contact@ tombe encore dans la boîte Gmail perso du gérant. Personne ne sait qui a accès à quoi, et chaque départ de client est une opération d'archéologie DNS.

Ce guide décrit une façon plus propre de structurer les emails d'un portefeuille de domaines clients — avec SMTPy, puisque c'est notre produit, mais les principes valent pour n'importe quel outil, et on vous dit aussi honnêtement quand un concurrent est un meilleur choix.

Ce qu'une agence doit exiger avant de choisir un outil

Trois critères comptent plus que la liste des fonctionnalités :

• Ne jamais déléguer les serveurs de noms du client. Le DNS du client reste chez son registrar (OVH, Gandi, Ionos…) ; l'outil email doit se contenter d'enregistrements MX, SPF, DKIM et DMARC à copier-coller. Un outil qui exige de reprendre les serveurs de noms — c'est le cas de Cloudflare Email Routing — engage tout le DNS du client, pas seulement son email. Le jour où le client part, la séparation est bien plus douloureuse.
• La réversibilité par client. Un domaine client doit pouvoir sortir du compte agence sans casser le reste : export des adresses et des messages, enregistrements DNS repointés, terminé. Les adresses sont sur le domaine du client — elles lui appartiennent, pas à l'agence ni à l'outil.
• Un coût qui ne dépend ni du nombre de clients ni du nombre de boîtes. Google Workspace ou Fastmail se facturent par utilisateur : équiper trente contact@ clients à 5-6 € la boîte, c'est 150 à 180 €/mois pour des adresses qui reçoivent dix messages par semaine. Le bon modèle pour une agence est un forfait par compte, pas par adresse.

Structurer le compte : un domaine par client, des alias par usage

Le plan Business de SMTPy couvre 50 domaines dans un seul compte, avec des adresses illimitées sur chacun, pour 29 €/mois (23,20 €/mois en facturation annuelle). La structure qui fonctionne :

• Un domaine = un client. Chaque domaine a ses propres enregistrements DNS, son propre statut de vérification, ses propres alias. La vue « Mes domaines » sert de tableau de bord du portefeuille : on voit d'un coup d'œil quel client a un DMARC qui échoue ou un MX cassé.
• Des alias par usage, pas par personne. contact@, devis@, facture@, sav@ — transférés vers la ou les vraies boîtes du client, ou traités directement dans la boîte de réception web de SMTPy si le client n'a pas de messagerie propre.
• Un catch-all par domaine pour ne rien perdre : tout ce qui arrive sur une adresse non déclarée est collecté au lieu de rebondir. Utile pendant une migration, ou pour les clients dont on ne connaît pas encore tous les usages.
• Jusqu'à 5 membres d'équipe sur le compte : chaque chef de projet de l'agence accède aux domaines qu'il gère, avec un journal d'audit des actions. Le compte n'appartient plus à la boîte perso d'un salarié.

Les plafonds du plan Business — 100 000 emails/mois, 90 jours de conservation des messages, 10 Go de stockage — sont dimensionnés pour du courrier d'entreprise réel, pas pour de l'envoi de masse. Si un client fait de l'emailing marketing, c'est un autre métier et un autre outil (Brevo, Mailjet…) ; SMTPy gère la correspondance.

La mise en place, client par client

Pour chaque nouveau site livré, la procédure tient en quatre étapes et un quart d'heure :

1. Ajouter le domaine dans le compte agence. SMTPy génère les enregistrements MX, SPF, DKIM et DMARC à poser.
2. Poser les enregistrements dans la zone DNS du client — chez son registrar, sans toucher aux serveurs de noms. Si l'agence gère déjà la zone pour le site, c'est le même geste que pour un enregistrement A.
3. Attendre la vérification automatique. SMTPy contrôle la propagation et passe le domaine en « vérifié » sans intervention ; le suivi DMARC reste actif ensuite, ce qui évite de découvrir un SPF cassé trois mois plus tard parce qu'un prestataire a modifié la zone.
4. Créer les alias (contact@, devis@…) et leur destination : la boîte existante du client, ou le mode boîte de réception pour traiter les messages dans SMTPy.

Le domaine vit ensuite sa vie dans le portefeuille. À la fin du contrat, l'export et le repointage des MX rendent le domaine au client dans l'état où il devrait toujours être : documenté et autonome.

Ce que ça coûte, honnêtement comparé

À 29 €/mois pour 50 domaines, le coût par client d'un portefeuille plein est d'environ 0,60 €/mois — refacturable, ou fondu dans le forfait de maintenance. La comparaison honnête :

• Les redirections gratuites du registrar (OVH, Gandi) restent imbattables sur le prix pour un client isolé qui veut juste un transfert. Ce qu'elles n'offrent pas : la vue centralisée multi-clients, la réponse depuis l'adresse, la conservation, le suivi DMARC.
• ImprovMX monte à 100 domaines sur son plan Pro, soit le double de notre plafond — au-delà de 50 domaines clients, c'est lui qu'il faut regarder. C'est de la redirection : pas de boîte web, pas de conservation des messages.
• Forward Email couvre un nombre illimité de domaines, gratuitement en redirection pure. Si l'agence veut seulement transférer et sait configurer de l'IMAP, c'est le meilleur rapport couverture/prix du marché.
• Google Workspace reste le bon choix quand le client veut une vraie messagerie complète à son nom, avec agenda et visio — mais c'est alors son abonnement, par utilisateur, pas un service que l'agence mutualise.

SMTPy se justifie quand l'agence veut les trois choses à la fois : la centralisation du portefeuille, une interface où lire et répondre depuis les adresses clients, et des données hébergées en France chez un éditeur français — un argument qui compte quand le client final est une collectivité ou répond à des appels d'offres.

Conclusion

La gestion des emails clients n'a pas besoin d'être le tiroir en désordre de l'agence. Un compte, un domaine par client, des alias par usage, un DNS qui reste chez le registrar du client : la structure est simple et elle survit aux départs — des clients comme des salariés de l'agence.

Le plan Business est à 29 €/mois, avec 14 jours d'essai, sans engagement. Créez le compte de votre agence →

Pour aller plus loin : Alias email : le guide complet · Comprendre le catch-all · Comprendre DMARC